2　文書取扱主任者は、主管課の職員のうちから、当該課の課長が命ずるものとし、選任した場合は速やかにその者の氏名を文書取扱主任者選任届(様式第10号)により、文書管理担当課長へ報告するものとする。また、その者に変更があったときも同様とする。

3　文書取扱主任者は、次に掲げる職務を担当する。

2　文書管理改善委員会について必要な事項は、町長が別に定める。

2　前項の文書記号は、課のかしら文字を表示する記号を付するものとする。

3　第1項の文書記号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、課単位に会計年度ごとの一連番号により付けるものとする。ただし、同一事案に属す文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計年度内においては同一文書番号を付けるものとする。

2　前項の記号は、それぞれ「美咲町条例」、「美咲町規則」、「美咲町告示」、「美咲町訓令」とする。

3　第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布の順序に従い、暦年による一連番号により付けるものとする。

4　特定の個人、法人その他団体等に対する命令及び申請等に対する許可若しくは認可等の場合は指令によることとし、指令の記号は「美咲町指令」とし、年度の数字、「美」及び別表第3に掲げる主管課の約字を冠し、番号は指令番号簿(様式第11号)により会計年度による一連番号を付けるものとする。

2　前項の保存年限は、町長が別に定める。

3　主管課において分類一覧表(別表第2)を改定する必要が生じた場合は、主管課の文書取扱主任者を通じて、文書管理担当課へ報告し、所要の改定を行うものとする。

2　公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等(以下「証票等」という。)でその交付等の日時、場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、文書管理担当課長の承認を得て、事前に押印することができる。

3　契約書、登記文書その他とじ変えを禁ずる文書にはそのとじ目に割り印しなければならない。

2　前項の規定により公印を押印した証票は、主管課において厳重に保管し、受払いの状況を明らかにしておかなければならない。

2　親展のもの、秘密のもの並びに電報、電子郵便、書留(簡易書留)、配達証明及び内容証明(以下「親展文書等」という。)にあっては封をしたまま、親展文書等以外のものにあっては開封し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により主管課に配付しなければならない。

3　前項の文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものと認められるものには、当該文書に収受時刻を記載して、かつ、取扱者の署名又は認印を押印しておかなければならない。

4　2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配付する。当該文書を配付された課は、速やかに他の課に当該文書の写しを送付するか、又は急を要する場合は関係課長の閲覧に供さなければならない。

5　ファクシミリに着信した電磁的記録及び電子情報処理組織(町の機関の使用に係る電子計算機と文書を送付しようとする者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。以下同じ。)の使用により受信した電子メールの内容で必要と認めるものは、速やかに紙に出力し、記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到着した文書とみなし、第1項及び前2項の規定により収受の処理を行うものとする。

6　ファクシミリへの着信、電子メールの受信の確認は、定期的に行わなければならない。

2　文書は、原則として当該文書の左上部余白に受付印を押印したうえ、文書受発件名簿(様式第4号)に記載し、当該文書に文書記号等を付するものとする。ただし、文書管理システムに収受文書に関する事項を入力し、登録する場合は受付印の押印にかえて、文書管理システムから出力される文書受付票を当該収受文書に添付する方法にかえることができる。

3　第10条第1項各号に掲げる文書については、文書受発件名簿の記載及び前項ただし書に規定する文書受付票の添付を省略することができる。

2　宅配便を利用し、着払いとして到着した文書は、受領宛名本人若しくは受領宛名にある者が指名した者又は文書管理担当課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。

2　起案文書の作成に当たっては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

3　前項第1号の規定にかかわらず、同一文例によって作成することができる起案文書は、あらかじめ、当該例文について町長の決裁を受け、当該事案が発生した場合は、起案文書に単に伺及び例文によって処理する旨だけを記載し、当該例文は、記載しないものとする。

2　起案文書で至急に施行を要するものは、当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書し、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

3　起案文書の事実を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、更に「後閲」と記載しなければならない。

2　合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合協議の整わないときは、主管課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

3　合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき、又は廃案になったときは、主管課長は、合議した課長にその旨を通知しなければならない。

2　文書管理システムにより作成された決裁文書で前項の決裁手続が完了したものは、起案者により、事前に文書管理担当課が指定した機器を使用して、当該決裁文書を読み込ませ、文書管理システムにより文書登録をしなければならない。

2　決裁文書で、浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。

2　主管課は、発送する文書を主管課備付けの文書受発件名簿に登録する。この場合、発送番号を各文書に付するものとする。

3　前項に規定する受発件名簿への登録は、文書管理システムにより発送文書に関する事項を入力し登録する場合は、これを省略することができる。

4　収受文書に係る発送文書の発送番号は、受付番号とし、文書受発件名簿の処分の要領欄に発送月日を記すものとする。

5　第1項の文書管理担当課への送付は、緊急を要するもののほか、午後3時までに行わなければならない。

2　前項第1号又は第2号に掲げる文書をファクシミリ又は電子メールにより送信しようとするときは、あらかじめ、施行の相手方の同意を得ていること。

3　庁内文書の発送は、電子メール又は庁内情報ネットワークシステムを使用し、特定の閲覧者を選択して同時に情報を送信する機能(以下「回覧機能」という。)若しくは不特定の者が同時に情報を閲覧することができる機能(以下「インフォメーション機能」という。)を用いて行うことができる。ただし、主管課長がこれにより難いと認めるときは、この限りでない。

4　前3項に規定する電子メール、回覧機能及びインフォメーション機能の使用については、町行政全般における情報セキュリティ対策基準を示した諸規程の該当規定を遵守しなければならない。

5　役場本庁、各総合支所、学校及び町の出先機関で文書管理担当課長が指定するものにあっては、文書管理担当課長が指定する場所に設置する発送文書箱に、あて先等を記載した封筒を入れ、便送を利用して送付することができる。この場合において、特に秘密の取扱いを要するもの又は重要な文書については、施錠できる鞄を使用する等当該文書の情報が外部に漏れることのないよう配慮しなければならない。

6　庁内文書は、その発送にあたって特に秘密の取扱いを要するもの又は重要な文書を除き、町が作成した未使用の封筒を使用してはならない。

2　文書管理担当課は、第32条第1項第3号及び第4号の規定により主管課から発送される文書については、その日の分を取りまとめ、メール便又は宅配便取扱業者(以下「取扱業者」という。)が指定する帳票に必要事項を記入し、同帳票を添えて取扱業者に差し出すものとする。

2　職員は、常に文書及び簿冊の整理整とんに心がけ、離席時等に文書等を放置することがないよう、また、退庁時にあっては文書及び簿冊を所定の場所に収納するよう務めなければならない。

この訓令は、平成17年3月22日から施行する。

この訓令は、平成17年7月1日から施行する。

この訓令は、平成18年9月21日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年7月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年7月1日から施行する。

この訓令は、平成21年1月1日から施行する。

この訓令は、平成21年6月22日から施行し、平成21年4月1日から適用する。

この訓令は、平成24年6月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成29年8月17日から施行し、この訓令による改正後の美咲町文書管理規程の規定は、平成29年7月1日から適用する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の美咲町文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成30年3月27日から施行する。

この訓令は、平成30年7月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、令和元年10月1日から適用する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。