2　主管課は、年度終了後に、前年度分及び前々年度分の文書整理一覧表を作成し、主管課長の承認を受けて、文書整理一覧表の写しを文書管理担当課に提出するものとする。

3　前年度分の文書整理一覧表は、簿冊の移換え時に、前年度の簿冊について記載する。

4　前々年度分の文書整理一覧表は、簿冊の置換えを行うため、再度簿冊の見直しを行い、修正して文書整理一覧表を確定させる。保存年限1年の簿冊は、廃棄を行い、文書整理一覧表の当該簿冊の廃棄の欄に廃棄年月日を記入する。

5　文書整理一覧表の記載内容の追加、変更及び廃棄による抹消等については、文書管理担当課の承認を得て行わなければならない。

6　文書管理担当課は、主管課の文書整理一覧表の変更等の経緯を把握し、全庁の小分類別の簿冊一覧表として文書整理一覧表を作成する。

2　公開文書目録の構成は、次のとおりとする。

3　前項第1号及び第2号については、毎年度終了後、終了年度の文書について作成する。

4　文書管理担当課は、年度終了後、速やかに公開文書目録の編集を行わなければならない。

2　重要文書目録は、2部作成し、1部は当該簿冊の初めに綴じ込み、1部は公開目録用として文書管理担当課に提出する。

3　重要文書目録が目次作成の簿冊と重複する場合は、目次をもって代用することができるものとする。

4　重要文書目録の維持管理は、主管課において行う。ただし、記載内容の追加、変更、及び廃棄による抹消等については、文書管理担当課に提出して承認を得るものとする。

2　文書は、原則として毎件施行年月日の順に整理し、最新の文書が最下位になるように編さんする。

3　簿冊には、次に掲げる事項を記入した簿冊タイトル(主題)(様式第3号)を背表紙と表紙の左端の2箇所に貼付する。

4　図面筒、製本物、伝票綴りなど、形状が特殊な場合には、前各号に掲げる事項を形状等に合わせて表示するものとする。

5　災害復旧工事に関する文書については、別に定める簿冊により行う。

6　複数年度簿冊の文書整理一覧表への記載は、途中の各年度においては「続」と記入しなければならない。

7　複数年度簿冊は、最終完結年度において、一般の単年度簿冊と同じ扱いをするものとする。

2　目次作成は、以下の条件を持つ簿冊を優先するものとする。

2　第1種の永年文書については、あらかじめ保存年限が明らかな場合は、その保存年限を設定することができる。

3　文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年別に整理する必要がある文書の場合には、翌暦年の1月1日から起算する。

2　永年文書は、保存年限10年を経過した時点で、主管課長が新たな保存年限の設定を行うものとする。

3　前項の規定により、保存年限の見直しが生じた場合には、永年簿冊台帳及び当該簿冊の当該項目をそれぞれ書き換えなければならない。

2　常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。

2　保管の期間は、原則として年度終了後3年間とし、各主管課において決められた定めに基づき保管、閲覧の管理を行う。

3　常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。

2　移換えの対象となる簿冊は、前年度簿冊とする。ただし、移換える簿冊は、文書内容の見直しと不要文書の廃棄を行った上で移換えの作業を行うものとする。

3　簿冊の移換えは、現年度置場から前年度置場へ移換えるのを原則とする。

2　置換えの対象となる簿冊は、3年の保管期間を経過した簿冊とする。

3　文書の置換えは、次の各号に掲げる方法により行うものとする。

2　各主管課は、原則として次の手順で保存書庫内の簿冊配列を行うものとする。

2　前項により借覧した文書は、抜き取り、又は添削等をしてはならない。

3　借覧した文書を必要としなくなった場合は、速やかに返還し、主管課長の確認を受けなければならない。

2　保存書庫は、施錠等の措置を講じる等文書の適正な保存が図れるよう配慮しなければならない。

3　主管課で独自の専用書庫を持つ必要があるときは、文書管理担当課長の承認を得なければならない。

4　主に永年保存に属する簿冊を保管するため、次のとおり総合文書保存倉庫を設置する。

5　前項の総合文書保存倉庫は、文書管理担当課が管守するものとする。

6　保存書庫及び総合文書保存倉庫内は、常に清潔を保ち、何人も喫煙し、又は火気を使用してはならない。

2　文書の廃棄手続きは、次に掲げる方法により行うものとする。

3　前項第1号において保存年限の延長が必要とされる場合は、保存年限変更書に必要事項を記入し、その写しを文書管理担当課に提出する。その際、当該年度の文書整理一覧表の修正も行うものとする。

2　文書管理担当課長は、第1種に属する文書のうち、必要がないと認めるものについては、前条の手続きに準じて廃棄処分をすることができる。

3　廃棄文書のうち複数の所管に係る文書については、関係する主管課で協議の上、最も関係のある主管課において原本を保存するものとし、それ以外の文書は、速やかに廃棄するものとする。

4　文書管理担当課長は、廃棄文書のうち、歴史的若しくは文化的価値があると認められるもの、学術研究用の資料となるもの又は町の歴史を記録する資料となるものについては、歴史的公文書として、更に期間を定め保存することができる。

2　前項の廃棄を行う場合においては、文書管理担当課長が指名した職員が直接処分施設へ当該廃棄文書を搬入し、職員が立会いの下、廃棄しなければならない。

3　第1項に規定される廃棄文書以外で、一般の閲覧に供する等広く公開された文書を廃棄する場合は、ごみの減量及び資源の再利用を推進するため、古紙リサイクルの方法により廃棄することができる。

この訓令は、平成17年3月22日から施行する。

この訓令は、平成17年7月1日から施行する。

この訓令は、平成18年11月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成29年8月17日から施行し、この訓令による改正後の訓令の規定は、平成29年7月1日から適用する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の各訓令に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。