○要望等の事務処理要綱
令和元年11月1日
訓令第23号
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、町政に関する自治会、住民団体等からの要望及び意見(以下「要望等」という。)を迅速かつ的確に処理するため必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「要望等」とは、町長に対する文書によるもので、次に掲げるものをいう。
(1) 要望 施策の実施又はサービスの提供を求めるもの
(2) 意見 町政に対する提案又は批判
(3) 相談・問合せ 町政に関する相談・問合せ
(要望等処理の協力態勢)
第3条 要望等は、原則として、総務課が受理する。この場合において、要望等の処理に当たっては、総務課は、要望等の対象事務を所掌する課(以下「担当課」という。)との連絡を緊密にし、その処理に万全を期するものとする。
(総務課における処理)
第4条 総務課における要望等の事務処理の方法は、次に定めるところによる。
(2) 担当課長への送付 処理票及び添付書類は、総務課長の決裁の後、担当課長に送付するものとする。
(3) 事務処理の特例 総務課長は、要望等の内容が回答を要しないと認めるときは、これを回覧等の方法により処理するものとする。
(4) 総務課で取扱う要望等 総務課で取扱う要望等は、文書をもって町長あてに提出されたものとする。
(担当課における取扱い)
第5条 担当課長は、総務課長から処理票の送付を受けたときは処理票に処理方針等必要事項を記載するとともに、平易な文により回答文案を作成し、町長の決裁を受けた後、申立人に回答をしなければならない。ただし、要望内容が複数課に関係する場合は、連携を取って対応するものとする。
2 要望等の取扱いは、次に掲げるところにより的確に行わなければならない。
(1) 直ちに実現できるものは、その時期、方法等を具体的に明示すること。
(2) 近い将来に実現できるもの又は実現に努力すべきものは、その見通し、実現までの対策を具体的に明示すること。
(3) 要望等の内容を公正に判断して実現できないものは、その理由を明らかにし、町民に誤解を与えるような表現はしないこと。
(4) 町の対応が十分でなかったと思われるものは、今後の処理方針等を明示すること。
(5) 要望等に対する回答は文書により行うこと。
(6) 回答は、速やかに申立人に伝達されるように努め、調査・検討に期間を要する場合は、その旨の連絡を行うこと。
(7) 要望等に対する回答は、次に掲げる場合を除き要望等の受理の日から起算して30日以内に行うこと。ただし、次に掲げる場合であっても経過報告は行うこと。
ア ある程度の経過をみなければならないもの又は関係機関との意見調整等に期間を要するもの
イ その他特に理由があると認められるもの
(8) 総務課長は、要望等の処理状況に留意し、処理の遅延しているものについては、担当課長と協議して処理の促進に努めること。
3 担当課長は、回答後において、当該処理票に回答文と関係書類を添え、総務課長に返送しなければならない。
4 担当課長は、処理票に指定された回答予定月日に回答できないとき、又は回答できない理由の生じたときは、速やかにその理由及び回答予定月日を総務課長に連絡しなければならない。
(処理票及び回答文の保管)
第6条 総務課長は、担当課長から返送された処理票及び回答文を確認し、保管するものとする。
(要望等の公表)
第7条 町長は、要望等の内容について、総務課において閲覧に供するとともに、町ホームページに掲載するものとする。
(公表対象文書)
第8条 この訓令において公表の対象とする文書は、次の各号に掲げるものとする。
(1) 要望に町長名で回答したもの
(2) 前号のほか、町長が必要と認めたもの
(公表する内容)
第9条 公表する内容は、次に掲げる項目とする。ただし、個人情報等で美咲町情報公開条例(平成17年美咲町条例第14号)第7条の規定により公開しないことができる情報は除くものとする。
(1) 自治会・住民団体等の名称
(2) 要望年月日
(3) 要望事項
(4) 担当課
(5) 回答年月日
(委任)
第10条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。
附則
この訓令は、令和元年11月1日から施行する。
附則(令和3年9月1日訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
