(目的)

第1条　美咲町立の小学校、中学校及び義務教育学校(以下「学校」という。)が保有する文書の取扱いの基本を定め、学校情報の管理に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令における文書とは、学校の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって学校が保有しているものをいう。

(文書事務の原則)

第3条　文書事務は適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするように努めること。

(秘密保持の原則)

第4条　秘密文書(個人情報に関する文書を含む。)は、特に綿密な注意を払って取り扱い、当事者又は関係者以外の者の目に触れる箇所に放置してはならない。

(文書の保管及び保存の原則)

第5条　文書の整理、保管及び保存に当たっては火災、盗難等の予防の処置を講じ、重要なものは非常の際にいつでも持ち出せるように準備しておかなければならない。

(校長の職務)

第6条　校長は、その学校における文書に関する事務を総括し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように常に留意し、その処理状況について職員を指導監督しなければならない。

(文書取扱責任者)

第7条　学校に文書取扱責任者を置く。

(文書の受領)

第8条　学校に到着した文書は、文書取扱責任者が受領する。

(文書の収受)

第9条　文書取扱責任者は、受領した文書のうち、親展文書その他開封を不適当と認めるものを除き、すべての文書を開封の上、文書の余白に受付印を押し、文書受理発送簿に所要事項を記入すること。ただし、納品書等その他軽易と認める文書は、受付印の押印及び文書受理発送簿の記入を省略することができる。

(文書の配布)

第10条　文書取扱責任者は、収受した文書を校長及び教頭等の閲覧に供し、その指示に従い速やかに当該文書の担当者(以下「担当者」という。)に配布しなければならない。

(文書の処理)

第11条　担当者は、文書取扱責任者から文書の配布を受けた場合は、校長等の指示に従い、当該文書についての起案をする場合は校長の決裁を受けなければならない。

(起案の方法)

第12条　起案は、文書の余白に処理案を記入し、又は処理案を記入した別の紙により行わなければならない。軽易な場合は口頭での起案も可とする。

(発送文書の記号及び番号)

第13条　文書を発する場合には、当該文書に、学校を表す略字記号を付し、文書受理発送簿により番号を記入しなければならない。ただし、軽易な文書については、略字記号及び番号の記入を省略することができる。

(回議の方法)

第14条　起案書は、当該関係職員、教頭、校長の順に回議するものとする。

(代決及び後閲)

第15条　教頭が事務を代決したときは、校長の登校後閲覧に供する必要がある場合は、校長の閲覧に供しなければならない。

(公印の使用)

第16条　発送する文書には、美咲町教育委員会公印規則(平成17年美咲町教育委員会規則第4号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。

(文書分類表)

第17条　文書の分類は別表に定める文書保存分類表(以下「文書分類表」という。)により行う。

(完結文書の整理・保存)

第18条　担当者は、文書上の処理が完結したときは、当該文書を直ちに文書分類表により整理、保管しておくものとする。

(未処理文書の保存)

第19条　未処理の文書は、担当者において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(文書の保存年限)

第20条　文書の保存年限は文書分類表のとおりとし、保存期間の起算日は、暦年による文書にあってはその完結した日の属する年の翌年の始めから起算し、年度のものにあっては、翌年度の始めから起算する。

(文書保存目録)

第21条　文書取扱責任者は、第5条第3項に規定する保管期間経過後引き続き保存を必要とする文書については、毎年度当初に文書保存目録(別記様式)を作成し、美咲町教育委員会に提出しなければならない。

(保存文書の持ち出し及び公開)

第22条　校長の承認を受けた場合を除き、保存文書を学校外に持ち出し、又は外部の者に公開してはならない。

(保存文書の廃棄)

第23条　校長は、保存年限の経過した文書は、焼却、裁断その他の方法により処分するものとする。