○美咲町住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理規程
令和2年9月11日
訓令第46号
(目的)
第1条 この訓令は、住民基本台帳ネットワークシステムにおける本人確認情報の適切な管理に資することに関し、必要な事項を定めるものとする。
(本人確認情報の管理)
第2条 住民基本台帳ネットワークシステムの情報資産(住民基本台帳ネットワークシステムに係るすべての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。以下同じ。)のうち、本人確認情報(データ)、当該本人確認情報が記録された帳票及びマイナンバーカード等(住民基本台帳カードを含む。)について、本人確認情報管理を行うものとする。
(本人確認情報管理責任者)
第3条 住民基本台帳ネットワークシステムの情報資産のうち、本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票、個人番号カード及び住民基本台帳カードの管理責任者(以下「本人確認情報管理責任者」という。)は、住民基本台帳担当課長をもって充てる。
2 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報を取り扱うことができる者(以下「取扱者」という。)を指定するものとし、当該本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の当該本人確認情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
3 本人確認情報管理責任者は、本人確認情報の記録されたサーバに係る帳票及びマイナンバーカード等の管理方法を定めるものとする。
4 本人確認情報管理責任者に事故があるときは、あらかじめその指名する者がその職務を代理する。
(本人確認情報管理方法)
第4条 本人確認情報管理責任者は、当該情報資産の管理方法を定めるものとする。
2 本人確認情報管理責任者は、各総合支所担当課長等と協議の上、住民基本台帳ネットワークシステムのオペレーション計画を定めるものとする。
3 本人確認情報管理責任者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報の漏えい、毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を最優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、できる限り速やかに改善措置を講ずるものとする。
(1) 統合端末の画面情報に関する留意項目
ア ディスプレイを、来庁者等に画面を見られることがないよう設置すること。
イ ディスプレイに、斜視防止フィルタを適用する等の覗き見防止措置を講ずること。
ウ タッチパネルを利用した入力に関しては、タッチパネル画面からも本人確認情報等が第三者から確認できないように配慮を施すこと。
エ スクリーンセーバの起動までの時間を適宜設定し、解除にパスワードの入力が要求されるよう設定し、画面が長時間連続して表示されないようにすること。
(2) 本人確認情報の入力、削除及び訂正(以下「入力等」という。)時の留意項目
ア 入力等を行った者以外の者が、入力等の内容を確認すること。
イ 本人確認情報の入力等から確認に至るまでを2人の取扱者で行うこと。
ウ 入力等に用いた帳票等は、シュレッダー等により廃棄すること。ただし、保管が必要な帳票は、本人確認情報変更管理簿(様式第1号)に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管すること。
エ 訂正は、本人確認情報管理責任者の許可を得た上で行い、訂正した内容の記録を当該訂正の日から1年間、施錠可能は書庫等に施錠保存すること。
オ 本人確認情報を紙に書き込むこと又は端末にテキスト文書として保存すること等をしてはならないこと。
カ 本人確認情報の入力等の実施年月日、取扱者、処理内容の記録を残していること。
(3) 本人確認情報の検索及び抽出時の留意項目
ア 業務上必要のない検索は行わないこと。
イ 事前に、検索又は抽出の条件を明確にすること。
ウ 検索又は抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報について、その画面のハードコピーを取らないこと。ただし、やむを得ずその必要がると認められる場合には、事前に本人確認情報管理責任者の承認を得て、その記録を残さなければならない。
エ 本人確認情報の入出力を行う際に可搬性のある記録媒体(DVD－RW、USBメモリ、MO等。以下同じ。)を一時的に使用するときは、必ず住基ネット専用の記録媒体を用いるとともに、接続前にウイルスチェックを行った後に接続すること。
オ 一時的に使用した記録媒体に存在する本人確認情報は、必ず削除等を行うこと。
(4) 離席時の留意項目
ア 離席時には業務アプリケーションを必ずログオフし、又は終了させること。
(5) 大量に本人確認情報を出力する場合の留意項目
ア 大量の本人確認情報の出力は基本的に実施しないこと。ただし、やむを得ずその必要がると認められる場合には、事前に本人確認情報管理責任者の決裁、承認を得て行うものとし、その記録を残さなければならないこと。
イ 大量を定義する印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は20人以上とすること。
(6) 統合端末の配置及び状況把握における留意項目
ア 本人確認情報管理責任者(他部署においてはセキュリティ責任者)から目視することができる位置に統合端末を配置すること。(配置できない場合は統合端末の配置及び操作状況を確認するためのカメラを設置すること。)
イ 本人確認情報管理責任者は、統合端末の利用状況を目視等により確認すること。
(実施状況の確認)
第6条 本人確認情報管理責任者は、月1回以上、次に掲げる項目について確認し、その結果を記録すること。
(1) 前条各号の留意項目について、実際の業務の中で遵守されていること。
(2) 操作ログに、業務上必要のない操作履歴が残っていないこと。
(3) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、取扱者へのヒアリングにより確認していること。
(帳票の管理方法)
第7条 管理対象とする帳票は、別表のとおりとする。
2 本人確認情報管理責任者は、帳票管理簿(様式第2号)を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行う際、取扱者に必要項目を記録させるものとする。ただし、住民からの申請に基づき、当該住民に交付する部数のみを印刷する場合は、当該申請書類が管理対象であり、その出力は管理対象外とする。
3 出力装置は来庁者等に出力帳票を見られない場所に設置し、帳票を出力した後は速やかに回収するものとする。また、取扱者は出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は出力した取扱者の特定及び注意を行い、長時間放置された帳票については廃棄すること。
4 帳票及び帳票管理簿(様式第2号)を保管する際は、施錠可能な書庫等に保管し、権限のない者がアクセスできないようにし、当該書庫等の鍵は本人確認情報管理責任者が管理しなければならない。
5 帳票を廃棄する際は事前に本人確認情報管理責任者の承認を得るものとし、廃棄する際は帳票の内容を読み出せないよう焼却、裁断又は溶解等により行い、廃棄状況を帳票管理簿(様式第2号)に記録して本人確認情報管理責任者へ報告すること。
(帳票受渡管理方法)
第8条 本人確認情報管理責任者は、帳票受渡管理簿(様式第3号)を作成し、帳票を利用する際、取扱者に必要項目を記録させるものとする。
2 取扱者は、帳票を持ち出す場合は、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 帳票受渡管理簿(様式第3号)に必要事項を記録して本人確認情報管理責任者の承認を得ること。
(2) 利用中においては、保管場所と同等の安全を確保し、権限のない者がアクセス可能な場所に放置しないこと。
(3) 原則として複写は行わないこと。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに本人確認情報管理責任者へ報告すること。
(5) 返却の際は、帳票受渡管理簿(様式第3号)に必要事項を記録して本人確認情報管理責任者へ報告すること。
(実施状況の確認)
第9条 本人確認情報管理責任者は、月1回以上、次に掲げる事項について確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 帳票管理簿(様式第2号)に必要事項(帳票の内容、出力年月日、出力した取扱者の氏名等)が記録されていること。
(2) 帳票管理簿(様式第2号)と現況が一致し、紛失等がないこと。
(3) 出力装置が、来庁者から出力された帳票が見えない場所に設置されていること。
(4) 帳票及び帳票保管庫の鍵が施錠保管されており、権限のない者がアクセス可能な場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況の記録が残っていること。
(その他)
第10条 この訓令に定めるもののほか、本人確認情報の管理等に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、令和2年9月1日から施行する。
別表(第7条関係)
項番 | 帳票名称 |
1 | 広域交付住民票 |
2 | 転出証明確認書 |
3 | 転入通知確認書 |
4 | 住民票コード通知票 |
5 | 住民票コード変更通知票 |
6 | 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数一覧表 |
7 | 住民票コード要求・付番処理件数一覧表 |
8 | 本人確認情報更新処理件数一覧表 |
9 | 本人確認情報整合結果リスト |
10 | 本人確認情報リスト |
11 | 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数年合計一覧表 |
12 | 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表 |
13 | 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表 |
14 | 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表 |
