○美咲町戸籍事務の電子情報処理組織に係るデータ保護管理規則
平成17年3月22日
規則第19号
(目的)
第1条 この規則は、美咲町役場(以下「本庁」という。)と美咲町旭総合支所及び美咲町柵原総合支所(以下「支所」という。)における戸籍事務の電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍又は除籍のデータの保全及び保護に関し必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍、除籍又は改製原戸籍に関する磁気記録情報をいう。
(2) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(業務処理の範囲)
第3条 本庁においては、戸籍システムにより処理する業務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編成及び記録、受付帳の編成、記録事項証明の発行、戸籍に関連する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。なお、支所においては記録事項証明の発行のみとする。
(保護管理者)
第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理しその保護に万全を期すため、戸籍事務担当課に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、戸籍事務担当課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、戸籍に関する事務のすべてのデータの管理状況及びこれらに関する設備の状態について、常に把握し、データが的確に管理されるよう努めなければならない。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第6条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的に又は随時点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラムの障害の有無について、定期的に又は随時点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(記録媒体及び出力帳票の保管)
第7条 保護管理者は、記録の媒体及び出力帳票の保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄にあたっては、復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することがないよう適正に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(戸籍サーバの管理)
第9条 保護管理者は、戸籍サーバを起動する者を指定し、パスワードを付与する。
2 戸籍サーバは、施錠できる戸籍専用サーバラックに収納し、施錠及び鍵の管理は、保護管理者が行う。
3 戸籍専用サーバラックは、耐震及び防犯のための固定を施すものとする。
4 保護管理者は、戸籍専用サーバラックの鍵の管理及び運用について、戸籍情報システムの管理及び運用を委託した者に委託することができる。
5 前項の場合において、委託を受けた者は、鍵の管理及び運用状況について記録し、定期的に保護管理者に報告しなければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第10条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるような必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、パスワードの更新を行う等厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第12条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることがないよう適切な措置を取らなければならない。
2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(研修の実施)
第13条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、戸籍担当職員に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。
2 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、適正な戸籍情報システムの操作方法について、必要な研修を実施するものとする。
3 前2項の研修については、新任の取扱職員に対しては、配属後、できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第14条 保護管理者が指名した者をもって組織する戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は保護管理者が招集し、次の各号に掲げる事項について審議するものとする。
(1) 戸籍データ保護に関する取扱い手続き
(2) 戸籍データ保護に関する連絡調整
(3) その他保護管理者が必要と認める事項
3 保護管理者は、必要があると認めるときは、会議に関係職員を出席させることができる。
(その他)
第15条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この規則は、平成17年3月22日から施行する。
附則(平成17年7月1日規則第154号)
この規則は、平成17年7月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日規則第54号)
この規則は、平成19年10月1日から施行する。
附則(令和4年8月24日規則第37号)
この規則は、令和5年1月1日から施行する。